EXPEDIENTE DIGITAL: LA IMPORTANCIA DE REGLAMENTAR BIEN ESTA LEY (PARTE II)

07.08.2011 | 17. Si entre los derechos de los ciudadanos a usar medios electrónicos, se incluyen o no, por ejemplo: (a) elegir, entre aquellos que en cada momento se encuentren disponibles, el canal a través del cual relacionarse por medios electrónicos con el Poder Judicial. (b) la igualdad en el acceso electrónico a los servicios de la Administración de Justicia. (c) conocer por medios electrónicos el estado de tramitación de los procedimientos en los que sean parte procesal legítima, en los términos establecidos en las leyes procesales. (d) obtener copias electrónicas de los documentos electrónicos que formen parte de procedimientos en los que tengan la condición de parte o acrediten interés legítimo, o también interés simple y en qué casos. (d.1) el derecho a obtener copia simple de las actuaciones de las que por el estado de la técnica, no fuera posible obtener copia electrónica y en su caso, previsión del derecho a requerir la remisión del expediente en formato papel si las condiciones técnicas no permitiesen su remisión telemática. (e) la conservación en formato electrónico por el Poder Judicial de los documentos electrónicos que formen parte de un expediente y en qué términos, plazos y condiciones. (f) utilizar los sistemas de identificación y firma electrónica del documento nacional de identidad o cualquier otro reconocido para cualquier trámite electrónico con la Administración de Justicia en los términos establecidos por las leyes procesales. (g) la garantía de la seguridad y confidencialidad de los datos que figuren en los ficheros, sistemas y aplicaciones del Poder Judicial en los términos de las leyes procesales. (h) estándares específicos de calidad de los servicios públicos prestados por medios electrónicos. (i) elección de las aplicaciones o sistemas para relacionarse con la Administración de Justicia, condicionados o no al uso de estándares abiertos o, en su caso, aquellos otros que sean de uso generalizado por los ciudadanos, asumiéndose que sean compatibles con los que dispongan los juzgados y tribunales y se respeten las garantías y requisitos previstos en el procedimiento que se trate.

18. Debe estudiarse y decidirse la procedencia de la habilitación de diferentes canales o medios para la prestación de los servicios electrónicos, asegurando en todo caso el acceso a los mismos a todos los ciudadanos, con independencia de sus circunstancias personales, medios o conocimientos, previéndose por ejemplo: (a) Oficinas de información y atención al público, en los procedimientos en los que los ciudadanos comparezcan y actúen con o sin asistencia letrada y con o sin representación procesal. Otros temas son la gratuidad o no de los medios e instrumentos precisos para ejercer los derechos reconocidos al uso de la electrónica y el establecimiento o no de asistencia y orientación sobre su utilización, bien a cargo del personal de las oficinas en que se ubiquen o bien por sistemas incorporados al propio medio o instrumento. (b) Puntos de acceso electrónico, consistentes en sedes judiciales electrónicas creadas y gestionadas por las distintas Administraciones competentes en materia de justicia y disponibles para los ciudadanos a través de redes de comunicación, para sus relaciones con el Poder Judicial. (c) Establecimiento de servicios de atención telefónica con los criterios de seguridad y las posibilidades técnicas existentes, que faciliten a los ciudadanos las relaciones el Poder Judicial en lo que se refiere a los servicios electrónicos mencionados en los apartados anteriores. (d) Colocación de puntos de información electrónicos, ubicados en los edificios judiciales.

 

19. Deben definir los derechos y deberes de los profesionales del ámbito de la justicia. Por ejemplo: (a) A acceder y conocer por medios electrónicos el estado de tramitación de los procedimientos en los que sean representantes procesales de la parte personada. (b) A obtener copias electrónicas de los documentos electrónicos que formen parte de procedimientos en los que sean representantes procesales de la parte personada o acrediten interés legítimo, en los términos de las leyes procesales. (c) A la conservación en formato electrónico por el Poder Judicial de los documentos electrónicos que formen parte de un expediente según la normativa vigente en materia de archivos judiciales. (d) A utilizar los sistemas de firma electrónica, siempre que dicho sistema le identifique de forma unívoca como profesional para cualquier trámite electrónico con la Administración en los términos establecidos por las leyes procesales. (d.1) En su caso, definición de qué repartición debería poner a disposición de las oficinas judiciales los protocolos y sistemas de interconexión que permitan el acceso necesario por medios electrónicos al registro de profesionales colegiados, garantizando que en él consten sus datos profesionales, tales como matrícula profesional, domicilio profesional, número de teléfono y de fax y dirección de correo electrónico. (e) A la garantía de la seguridad y confidencialidad de los datos que figuren en los ficheros, sistemas y aplicaciones del Poder Judicial en los términos establecidos en la Ley de Protección de Datos y en la legislación de forma.

 

20. Sería menester definir si los profesionales de la justicia tienen el deber o solo la posibilidad  de utilizar los medios electrónicos, las aplicaciones o los sistemas establecidos por las Administraciones competentes en materia de justicia, respetando en todo caso las garantías y requisitos previstos en el procedimiento que se trate. O sea debe establecerse o no la obligatoriedad del uso de los medios electrónicos en la tramitación de  los procedimientos electrónicos judiciales, sea para (i) el propio Poder Judicial en sus relaciones intra-poder e inter-estatales; (ii) las partes en sus relaciones con el Poder Judicial; (iii) las partes en sus relaciones entre sí; (iv) los letrados en sus relaciones entre sí y con sus clientes.

 

21. Hay que definir la creación o no de las “Sedes judiciales electrónicas” y de Subsedes. En su caso, su conceptualización (por ejemplo, si se las identifica con los juzgados, con las secretarias, con los tribunales, etc.), formalidades de creación y divulgación, identificación, nombre del dominio, identificación de su titular, así como del órgano u órganos administrativos encargados de la gestión y de los servicios puestos a disposición de los ciudadanos y profesionales en la misma, identificación de los canales de acceso a los servicios disponibles en la sede, con expresión, en su caso, de los teléfonos y oficinas a través de los cuales también puede accederse a los mismos y cauces disponibles para la formulación de sugerencias y quejas con respecto al servicio que presta la sede.

 

22. Es materia opinable el sujetar o no a las Sede judiciales electrónicas a los principios de publicidad, responsabilidad, calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad.

 

23. También habría de definirse la regulación del uso de estándares abiertos y, en su caso, de aquellos otros que sean de uso generalizado.

 

24. Y sería menester establecer, en su caso, el contenido de las Sedes judiciales electrónicas. Por ejemplo: (a) Identificación de la sede, así como del órgano u órganos titulares y de los responsables de la gestión, de los servicios puestos a disposición en la misma y, en su caso, de las subsedes de ella derivadas. (b) Información necesaria para su correcta utilización, incluyendo el mapa de la sede judicial electrónica o información equivalente, con especificación de la estructura de navegación y las distintas secciones disponibles. (c) Sistema de verificación de los certificados de la sede, que estaría accesible de forma directa y gratuita o no. (d) Relación de sistemas de firma electrónica que sean admitidos o utilizados en la sede. (e) Normas de creación del registro o registros electrónicos accesibles desde la sede. (f) Información relacionada con la protección de datos de carácter personal, incluyendo un enlace con la sede electrónica de la autoridad estatal de protección de datos.

 

25. El equipo de trabajo a cargo del tema habría de establecer, en su caso, los servicios de las Sedes judiciales electrónicas, especificando cuáles son para toda la ciudadanía, y cuáles se restringen a ciertas categorías de personas (profesionales, estatales, etc.). Por ejemplo: (a) La relación de los servicios disponibles en la Sede judicial electrónica. (b) La carta de servicios y la carta de servicios electrónicos. (c) La relación de los medios electrónicos que los ciudadanos y profesionales pueden utilizar en cada supuesto en el ejercicio de su derecho a comunicarse con la Administración de Justicia. (d) Un enlace para sugerencias y quejas ante los órganos correspondientes. (e) Acceso, en los términos legalmente establecidos, al estado de tramitación del expediente. (f) Publicación electrónica, cuando proceda, de resoluciones y comunicaciones que deban publicarse en la cartelera de anuncios o edictos. (g) Verificación de los sellos electrónicos de los órganos u organismos públicos que abarque la Sede. (h) Comprobación de la autenticidad e integridad de los documentos emitidos por los órganos u organismos públicos que abarca la sede que hayan sido autenticados mediante código seguro de verificación. (i) Servicios de asesoramiento electrónico al usuario para la correcta utilización de la Sede.

 

26. Sería materia de discusión y opción la definición de las normas de responsabilidad. Por ejemplo: 1. El órgano que origine la información que se deba incluir en la Sede judicial electrónica, sería el responsable de la veracidad e integridad de su contenido. 2. La Sede judicial electrónica establecería los medios necesarios para que el ciudadano conozca si la información o servicio al que accede corresponde a la propia Sede o a un punto de acceso que no tiene el carácter de Sede o a un tercero.

 

27. Habría que adoptar definiciones sobre la identificación y autenticación. Por ejemplo, todo lo relativo a los  sistemas de firma electrónica admitidos y admisibles, a los sistemas de identificación y al régimen de uso de la firma electrónica, vg. especificando si el uso de la firma electrónica no excluye la obligación de incluir en el documento o comunicación electrónica los datos de identificación que sean necesarios de acuerdo con la legislación aplicable y el uso de esos datos, circunscripto o no a los efectos de la verificación de la firma.

 

28. El establecimiento del o de los sistemas de firma electrónica para la actuación judicial automatizada también sería necesario, definiéndose el uso o no (y en su caso, los recaudos de creación, control, titularidad, responsabilidad, características técnicas, contenidos, validación y ámbito de uso) de: a) Sello electrónico de la oficina judicial basado en certificado electrónico que reúna los requisitos exigidos por la legislación de firma electrónica y b) Código seguro de verificación vinculado a cada oficina judicial, permitiéndose en todo caso la comprobación de la integridad del documento mediante el acceso a la Sede judicial electrónica correspondiente.

 

29. Como es notorio, debería regularse la firma electrónica de abogados y de magistrados, jueces, secretarios judiciales, fiscales, y funcionarios del Poder Judicial y otros entes públicos. Será medular reconocer la calidad de Autoridad de Registro a los colegios profesionales  de cada jurisdicción, como es el caso del Colegio Público de Abogados de la Capital Federal. Y entre otros detalles, por ejemplo se debiera decidir si los códigos cambiarían de manera regular o aleatoria; si se debería poder identificar de forma conjunta al titular del puesto de trabajo y el cargo e identificar también a la oficina u órgano judicial en la que presta sus servicios y si todos o solo algunos de los miembros de las reparticiones con uso de firma electrónica, tendrían la respectiva.

 

30. Habría de regularse la interoperabilidad y de la acreditación y representación de los particulares.

 

31. Y los parámetros y reglas del intercambio electrónico de datos en entornos cerrados de comunicación, sea del Poder Judicial o de éste con otros poderes y reparticiones del Estado también sería materia del reglamento.

 

32. Algo clave sería el establecimiento de los criterios para la gestión electrónica de los expedientes judiciales. Por ejemplo: 1. si la gestión electrónica de la actividad judicial respetaría el cumplimiento de los requisitos formales y materiales establecidos en las normas procesales y en qué extensión.  2. si la aplicación de medios electrónicos a la gestión de los procedimientos, procesos y servicios debería ser precedida de la realización por la autoridad competente, de un análisis de rediseño funcional y simplificación del procedimiento, proceso o servicio, en el que se considerarían especialmente los aspectos esenciales, como por ejemplo (a) La posible supresión o reducción de la documentación requerida a los ciudadanos, mediante su sustitución por datos, transmisiones de datos o certificaciones; (b) La reducción de los tiempos en la tramitación de los procedimientos y (c) La racionalización de la distribución de las cargas de trabajo y de las comunicaciones internas y la introducción de indicadores de gestión.

 

33. Aspectos aparentemente técnicos no lo son tanto, como ocurre con la definición de formalidades de numeración identificatoria de los documentos que puedan generar un nuevo procedimiento, que debiera ser único e inalterable a lo largo de todo el proceso, permitiendo su identificación unívoca por cualquier órgano del ámbito judicial en un entorno de intercambio de datos.

 

34. Lo mismo ocurre con la definición de las formalidades de foliado de los expedientes judiciales electrónicos, que debiera llevarse a cabo mediante un índice electrónico, firmado por la oficina judicial actuante, y garantizar la integridad del expediente judicial electrónico, permitiendo su recuperación siempre que sea preciso, siendo admisible que un mismo documento forme parte de distintos expedientes judiciales electrónicos.

 

35. Y con la reglamentación de la remisión de expedientes, que quizás debiera substituirse a todos los efectos legales por la puesta a disposición del expediente judicial electrónico, teniendo derecho a obtener copia electrónica del mismo todos aquellos que lo tengan conforme a lo dispuesto en las normas procesales.

 

36. Gran trascendencia tendrá la conceptuación del “Documento judicial electrónico” por ejemplo considerando tal a las resoluciones y actuaciones que se generen en los sistemas de gestión procesal, así como toda información que tenga acceso de otra forma al expediente, cuando incorporen datos firmados electrónicamente.

 

37. E idéntico desafío es la calificación (o no) del Documento judicial electrónico como documento público y la calificación de las copias realizadas por medios electrónicos de documentos electrónicos emitidos por el propio interesado o por las oficinas judiciales, manteniéndose o no el formato original, como copias auténticas con la eficacia prevista en las leyes procesales, siempre que el documento electrónico original se encuentre en poder de la oficina judicial donde haya sido originado o incorporado y que la información de firma electrónica y, en su caso, de sellado de tiempo permitan comprobar la coincidencia con dicho documento.

 

38. Debería regularse si las oficinas judiciales podrían obtener imágenes electrónicas de los documentos privados aportados por los ciudadanos, con su misma validez y eficacia, a través de procesos de digitalización que garanticen su autenticidad, integridad y la conservación del documento imagen, dejándose constancia. Y habría que definir si esta obtención podría hacerse de forma automatizada, mediante el correspondiente sello electrónico.

 

39. Hay que definir destino de los documentos emitidos originalmente en soporte papel de los que se hayan efectuado copias electrónicas.

 

40. Hay que definir si las copias realizadas en soporte papel de documentos judiciales electrónicos y firmados electrónicamente por el secretario judicial tendrían la consideración de copias auténticas, en caso de que incluyan la impresión de un código seguro de verificación que permita contrastar su autenticidad mediante el acceso a los archivos electrónicos de la oficina judicial emisora.

 

41. El régimen de archivo electrónico de documentos es muy importante. Habrán de fijarse sus responsables, características de los soportes de archivo, tiempo de archivo y demás detalles. Debiera asegurarse la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo y la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones. También debiera contarse con medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados y ajustarse a los requerimientos que garanticen la compatibilidad e interoperabilidad de los sistemas informáticos. En particular, asegurarían la identificación de los usuarios y el control de accesos, el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos y en las leyes procesales.

 

42. También debe evaluarse y decidirse el criterio a seguir en la reutilización de sentencias y otras resoluciones judiciales por medios digitales de referencia o reenvío de información, sea o no con fines comerciales, por parte de personas físicas o jurídicas para facilitar el acceso a las mismas de terceras personas.

 

43. Y es obvio que debe reglamentarse el registro de escritos, las comunicaciones y las notificaciones electrónicas, previéndose por ejemplo: (i) la dotación de los medios electrónicos adecuados para la recepción y registro de escritos y documentos, traslado de copias, realización de actos de comunicación y expedición de resguardos electrónicos a través de medios de transmisión seguros, entre los que se incluirían los sistemas de firma y sellado de tiempo electrónicos reconocidos. (ii) el régimen de admisión de escritos y documentos. (iii) la interrupción planificada de la recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones, previéndose que debiera ser solo por el tiempo imprescindible y cuando concurran razones justificadas de mantenimiento técnico u operativo, anunciándose a los potenciales usuarios del registro electrónico con la antelación que, en cada caso, resulte posible. (iv) la interrupción no planificada en el funcionamiento del registro electrónico, disponiéndose siempre que sea posible, medidas para que el usuario resulte informado a la mayor brevedad de esta circunstancia, así como de los efectos de la suspensión, con indicación expresa, en su caso, de la prórroga de los plazos de inminente vencimiento.

 

44. Debe decidirse el modo de funcionamiento de los registros electrónicos y de la emisión de un recibo, definiendo si consistiría en una copia autenticada del escrito, documento o comunicación de que se trate, incluyendo la fecha y hora de presentación y el número de entrada de registro.

 

45. Habría que regular el formato de los documentos que se acompañen al correspondiente escrito o comunicación, previendo si deberían cumplir determinados estándares de formato y requisitos de seguridad. En estos casos los registros electrónicos debieran generar recibos acreditativos de la entrega de estos documentos que garanticen la integridad y el no repudio de los documentos aportados, así como la fecha y hora de presentación y el número de registro de entrada en la correspondiente sede judicial electrónica.

 

46. El cómputo de plazos es otro tema de regulación, debiendo preverse -por ejemplo- si: 1. Los registros electrónicos se regirían a efectos de cómputo de los plazos imputables tanto a los interesados como a las oficinas judiciales por la fecha y hora oficial de la sede judicial electrónica de acceso, que debería contar con las medidas de seguridad necesarias para garantizar su integridad y figurar visible. 2. Los registros electrónicos permitirían la presentación de escritos, documentos y comunicaciones todos los días del año durante las veinticuatro horas, debiendo definirse si el uso del sistema electrónica obstaría o no a la presentación de escritos en dos primeras horas. 3. A los efectos del cómputo de plazo fijado en días hábiles o naturales, y en lo que se refiere a cumplimiento de plazos por los interesados, la presentación, en un día inhábil a efectos procesales conforme a la ley, debiera entenderse realizada en la primera hora del primer día hábil siguiente, salvo que una norma permita expresamente la recepción en día inhábil. 4. El inicio del cómputo de los plazos que hayan de cumplir las oficinas judiciales se determinaría por la fecha y hora de presentación en el propio registro. 5. Cada sede judicial electrónica en la que estuviese disponible un registro electrónico determinaría, atendiendo al ámbito territorial en el que ejerce sus competencias el titular de aquélla, los días que se considerarían inhábiles a los efectos de los apartados anteriores.

 

47. Deben reglamentarse, como dijimos al principio de esta nota- las comunicaciones y las notificaciones electrónicas. El sistema español ayuda a plantear algunas previsiones que serían en una primera o segunda etapa, materia de análisis y decisión. Complementando lo dicho al principio, agregaría que debe decidirse: 1. Si cada parte podría elegir en todo momento la manera de comunicarse con el Juzgado, sea o no por medios electrónicos, excepto en aquellos casos en los que una norma con rango de ley establezca o infiera la utilización de un medio no electrónico. 2. Si las comunicaciones a través de medios electrónicos serían válidas siempre que exista constancia de la transmisión y recepción, de sus fechas y del contenido íntegro de las comunicaciones, y se identifique con la autenticación que sea exigible al remitente y al destinatario de las mismas. 3. Si la Corte Suprema, o las Cámaras de Apelaciones o el Consejo de la Magistratura publicarían, en el Boletín Oficial y en la propia sede judicial electrónica, aquellos medios electrónicos que pueden utilizarse. 4. Si los requisitos de seguridad e integridad de las comunicaciones se establecerían en cada caso de forma apropiada al carácter de los datos objeto de aquellas, de acuerdo con criterios de proporcionalidad, conforme a lo dispuesto en la legislación vigente en materia de protección de datos de carácter personal y en las leyes procesales. 5. Si los profesionales deberían realizar sus comunicaciones por medios electrónicos cuando técnicamente estén disponibles o si ello sería optativo. 6. Si las oficinas judiciales utilizarían en todo caso medios electrónicos en sus comunicaciones con otras Administraciones y organismos públicos, salvo imposibilidad legal o material.

 

48. A eso deben agregarse los requisitos de las notificaciones y comunicaciones por medios electrónicos. Debería preverse, por ejemplificar algunos detalles: 1. Que el sistema de notificación permita acreditar la fecha y hora y minuto en que se produzca la salida y las de la puesta a disposición del interesado del acto objeto de notificación, así como de acceso a su contenido. 2. En caso de que el acto de comunicación no pueda llevarse a cabo por medios electrónicos, que se proceda a imprimir la resolución y la documentación necesaria, y a efectuar la notificación o comunicación en la forma establecida en las leyes procesales, incorporándose a continuación el documento acreditativo del acto de comunicación, debidamente digitalizado, al expediente judicial electrónico. En todo caso, el destinatario del acto de comunicación debiera tener derecho a obtener copia de la documentación recibida en formato electrónico.

 

49. También habría que adentrarse en el tema de las notificaciones por edictos, previéndose su puesta a disposición pública en la página de cada Juzgado, sin perjuicio de su fijación en base papel en cartelera.

 

50. Y en el gran mundo de la tramitación electrónica, debería reglamentarse todo aspecto del procedimiento, detallándose y definiéndose por ejemplo: 1. Requisitos para la iniciación de un procedimiento judicial por medios electrónicos, en aquellos juicios en los que existan disponibles modelos o impresos normalizados en la sede judicial electrónica, que debieran ser accesibles sin otras restricciones tecnológicas que las estrictamente derivadas de la utilización de estándares y criterios de comunicación y seguridad aplicables de acuerdo con las normas y protocolos nacionales e internacionales. 2. Cuando los escritos fueran presentados en papel debiera procederse a su digitalización por el Juzgado. 3. Los profesionales debieran presentar sus demandas y otros escritos por vía telemática a través de los sistemas previstos en la reglamentación, empleando firma electrónica reconocida. Esta obligación debiera ser extensiva a los escritos en los que el letrado solo actúe como patrocinante. 4. Todo escrito de demanda debería ir acompañado de un formulario normalizado debidamente cumplimentado en los términos que se establezcan reglamentariamente. 5. Las aplicaciones y sistemas de información utilizados para la gestión por medios electrónicos de los procedimientos deberían garantizar el control de los tiempos y plazos, la identificación del órgano u oficina responsable de los procedimientos, así como la tramitación ordenada de los expedientes, y facilitar la simplificación y la publicidad de los procedimientos. 6. Los expedientes y demás actuaciones que deban ser remitidos por otras Administraciones y organismos públicos deberían realizarse por vía telemática a través de la correspondiente sede judicial electrónica. El respectivo expediente debería remitirse foliado mediante un índice electrónico que permita la debida localización y consulta de los documentos incorporados. 7. La presentación de toda clase de escritos, documentos, dictámenes, informes u otros instrumentos se ajustaría a lo dispuesto en la reglamentación, debiendo ir acompañados en todo caso del formulario normalizado, en el que además se consignaría el tipo y número de expediente y año al que se refiera el escrito. 8. La presentación de escritos, documentos y otros instrumentos debiera ajustarse a reglas preestablecidas, como por ejemplo: a) Los documentos en papel que puedan o deban ser aportados por las partes deberían ser incorporados como anexo al documento principal mediante imagen digitalizada de la copia, si fueran públicos, o del original del documento obrante en papel, si se tratara de documentos privados. El archivo de la imagen digitalizada debiera de ir firmado mediante la utilización de los sistemas de firma electrónica admitidos. b) Los documentos electrónicos públicos o privados se incorporarían como anexo al documento principal. c) En caso de que fueran impugnados por la parte contraria, se procedería conforme a lo dispuesto en las leyes procesales aplicables. d) No se debiera admitir la incorporación de escritos, documentos y otros instrumentos en otra forma que en la prevista previamente, salvo en el supuesto de que, por las singularidades características del documento, el sistema no permita su incorporación como anexo para su envío por vía telemática. En estos casos, el interesado haría llegar dicha documentación al expediente por otros medios en la forma que establezcan las normas procesales, y debería hacer referencia a los datos identificatorios del envío telemático al que no pudo ser adjuntada, presentando el original ante el órgano judicial en el día siguiente hábil a aquel en que se hubiera efectuado el envío telemático. Tales documentos serían depositados y custodiados por quien corresponda en el archivo, de gestión o definitivo, de la oficina judicial, dejando constancia en el expediente judicial electrónico de su existencia únicamente en formato papel. Cuando se debiesen incorporar documentos sobre los cuales existan sospechas de falsedad, debería aportarse en todo caso además el documento original, al que se le daría el tratamiento contemplado en el párrafo anterior. e) En los casos en que se deban aportar al procedimiento medios o instrumentos de prueba que por su propia naturaleza no sean susceptibles de digitalización, debiera preverse que sean depositados y custodiados por quien corresponda en el archivo del Juzgado, dejando constancia en el expediente judicial electrónico de su existencia.

 

51. En el entorno informático actual quizás hasta sea un tema a decidir la limitación de la extensión de demandas, contestaciones y fallos, muchas veces extensos solo gracias a la función de “copiar-pegar” que lo único que aumenta es la cantidad de información a leer, pero no enriquece nada más.

 

52. Debe regularse el traslado de copias por vía telemática, definiéndose si se realizaría en forma simultánea a la presentación telemática del escritos y documentos ante el tribunal, o si debería serlo cuando ese tribunal dicte el proveído, o si el traslado lo correría el propio tribunal, y en cualquier caso, en que plazo: si en uno igual al del procedimiento escrito o mas breve.

 

53. Debe regularse la acreditación de la representación procesal, probablemente vía la aportación de copia electrónica del poder notarial de representación, tema en el que debe definirse si el respectivo colegio de abogados o de escribanos tendría intervención, y cuál sería. Cuando la  representación sea otorgada ante el secretario del Juzgado o del Tribunal, se acreditaría adjuntando copia electrónica de la misma o mediante indicación del número, fecha y secretario judicial ante quien se otorgó.

 

54. En lo que respecta al acceso de las partes a la información sobre el estado de tramitación, debiera ponerse a disposición de las partes un servicio electrónico de acceso restringido donde éstas puedan consultar, previa identificación y autenticación, al menos la información sobre el estado de tramitación del procedimiento, salvo que la normativa aplicable estableciese restricciones derivadas del tipo y etapa del respectivo proceso. La información sobre el estado de tramitación del procedimiento debiera abarcar la relación de los actos de trámite realizados, con indicación sobre su contenido, así como la fecha en la que fueron dictados.

 

55. Debe regularse el procedimiento de subsanación de actos procesales. Por ejemplo, ante el incumplimiento del deber de uso de las tecnologías, en los términos establecidos en la reglamentación, debiera decidirse si podría ser subsanado por primera y única vez o si esa posibilidad subsiste a lo largo del proceso. En cualquier caso debiera establecerse el plazo para la subsanación y la consecuencia de su no concreción. Incluso es posible prever que exista un registro de contumacia virtual, de manera de establecer si ese profesional ha incumplido su obligación en otra causa, caso en el cual debieran establecerse consecuencias disciplinarias y/o procesales para su accionar.

 

56. Debería establecerse un sistema institucionalizado de cooperación entre los diversos órganos del Poder Judicial, de forma tal de lograr su interoperabilidad y seguridad. Por ejemplo puede crearse un comité ad-hoc de carácter permanente, a cuyo cargo se ponga la gestión del sistema, y que esté integrado por los organismos con competencia en la materia jurídico-judicial: evidentemente por la Corte Suprema y por el Consejo de la Magistratura y eventualmente por otros órganos. Entre otras funciones, ese comité quizás debiera: a) proveer a la compatibilidad e interoperabilidad de los sistemas y aplicaciones empleados por el Poder Judicial. b) proyectar planes y programas conjuntos de actuación para impulsar el desarrollo de la Justicia Electrónica. c) promover la cooperación de otros poderes judiciales del país, con el Poder Judicial de la Nación, para suministrar a los órganos judiciales, a través de las plataformas de interoperabilidad que se establezcan, un esquema permanentemente optimizado, moderno, eficiente y multiabarcador. d) elaborar y difundir las guías de interoperabilidad y seguridad de las tecnologías de la información y las comunicaciones, previa aprobación conjunta de la Corte Suprema y del Consejo de la Magistratura. e) aprobar las bases para la actualización del esquema judicial de interoperabilidad y seguridad.

 

57. Deberían definirse los principios rectores del sistema, previendo por ejemplo que: a) El Poder Judicial utilizaría las tecnologías de la información aplicando medidas informáticas, tecnológicas, organizativas y de seguridad que aseguren un adecuado nivel de interoperabilidad técnica, semántico-jurídica y organizativa entre todos los sistemas y aplicaciones que prestan servicios al Poder Judicial. b) En el desarrollo de la actividad de la oficina judicial sería obligatorio el uso de los servicios y consultas ofrecidos a través de las plataformas de interoperabilidad establecidas conjuntamente por la Corte Suprema y por el Consejo de la Magistratura, salvo que existan razones técnicas que impidan su utilización. c) Los programas y aplicaciones informáticos que se utilicen deberían ser previamente aprobados conjuntamente por la Corte Suprema y por el Consejo de la Magistratura. d) El Esquema judicial de interoperabilidad y seguridad sería aplicado para asegurar el acceso, integridad, disponibilidad, autenticidad, confidencialidad, trazabilidad y conservación de los datos, informaciones y servicios utilizados en medios electrónicos que gestionen en el ejercicio de sus competencias. d.1) El Esquema judicial de interoperabilidad y seguridad comprendería: A) El conjunto de criterios y recomendaciones en materia de seguridad, conservación, normalización y volcado de datos de la información, de los formatos y de las aplicaciones que deberían ser tenidos en cuenta para la toma de decisiones tecnológicas que aseguren la interoperabilidad. B) La política de seguridad en la utilización de medios electrónicos en el ámbito del Poder Judicial de la Nación y el establecimiento de los principios básicos y requisitos mínimos que permitan una protección adecuada de la información. C) En su elaboración se tendría en cuenta lo establecido por las mas modernas reglas del arte, tanto a nivel nacional como internacional, la situación tecnológica de las áreas del Poder Judicial de la Nación y los servicios electrónicos e infraestructuras ya existentes. A estos efectos se utilizarían preferentemente estándares abiertos, así como, en su caso y de forma complementaria, considerarían el uso de estándares que sean de uso generalizado. D) Tanto la interoperabilidad como la seguridad se tendrían presentes de forma integral desde la concepción de los servicios, sistemas y aplicaciones a lo largo de su ciclo de vida: planificación, diseño, adquisición, construcción, despliegue, explotación, publicación, conservación y acceso o interconexión con los mismos. E) La seguridad judicial se entendería como un proceso integral constituido por todos los elementos técnicos, humanos, materiales y organizativos relacionados con el sistema, atendiendo en todo caso a la especial sensibilidad de la información contenida en los procedimientos judiciales electrónicos. F) El proceso de seguridad debería ser actualizado y mejorado de forma continua y permanente. Para ello, se aplicarían los criterios y métodos reconocidos en la práctica nacional e internacional relativos a gestión de las tecnologías de la información y se desarrollaría y perfeccionaría a lo largo del tiempo en paralelo al progreso de los servicios de administración electrónica, de la evolución tecnológica y a medida que vayan consolidándose las infraestructuras que lo apoyan. G) En las decisiones en materia de seguridad judicial electrónica deberían tenerse en cuenta los siguientes elementos: I) La seguridad integral, desde el punto de vista de un proceso integral constituido por los elementos organizativos, normativos, humanos y técnicos relacionados con el sistema. II) La gestión de riesgos, como proceso de garantía de la seguridad de la información. III) La prevención, detección, reacción, corrección y recuperación como procesos soporte a la seguridad de la información. IV) Los niveles de seguridad, entendidos como capas de seguridad que permitan una gestión de incidentes más adecuada. V) La reevaluación periódica de las medidas de seguridad existentes para adecuar su eficacia a la constante evolución de riesgos, tecnología y sistemas de protección. VI) La función diferenciada dentro de la organización, estableciendo una estructura organizativa donde se identifiquen las figuras de responsable de la información, responsable de seguridad y responsable del servicio prestado. VII) La tutela prioritaria de los principios de autenticidad, confidencialidad, integridad, disponibilidad, trazabilidad y conservación. e) El Esquema judicial de interoperabilidad y seguridad fijaría los requisitos mínimos que todos los órganos judiciales han de garantizar en relación a los sistemas de información de los que sean responsables. Estos requisitos se desarrollarían mediante una guía técnica. f) En el desarrollo de las soluciones para el Poder Judicial se fomentaría la reutilización de los sistemas, servicios, infraestructuras y aplicaciones existentes, siempre que los requisitos tecnológicos de interoperabilidad y seguridad así lo permitan.

 

58. Eventualmente debería reglamentarse la reutilización de sistemas, infraestructuras y aplicaciones de propiedad del Poder Judicial. De tal forma: 1. El titular de los derechos de propiedad intelectual de aplicaciones, desarrolladas por sus servicios o cuyo desarrollo haya sido objeto de contratación, podrían ponerlas a disposición de cualquier institución judicial o cualquier área de la administración pública con o sin contraprestación y con o sin necesidad de convenio, según decidan la Corte Suprema y el Consejo de la Magistratura, de forma conjunta. 2. Las aplicaciones a las que se refiere el apartado anterior podrían ser declaradas como de fuentes abiertas, cuando de ello se derive una mayor transparencia en el funcionamiento del Poder Judicial. Se publicarían, en tal caso, como licencia pública, sin perjuicio de otras licencias que aseguren que los programas, datos o información que se comparten: (i) Pueden ejecutarse para cualquier propósito; (ii) Permiten conocer su código fuente, (iii) Pueden modificarse o mejorarse y (iv) Pueden redistribuirse a otros usuarios con o sin cambios, siempre que la obra derivada mantenga estas mismas cuatro garantías.

 

59. Sería aconsejable establecer las bases para potenciar la transferencia de tecnología entre poderes judiciales, a efectos de lo cual podría elaborarse una guía o conjunto de reglas, a las que se invitaría a los poderes judiciales de las provincias a adherirse. Esas reglas podrían prever que el comité ad-hoc permanente mantenga un directorio general de aplicaciones judiciales para su reutilización e impulse el mantenimiento del mismo, en colaboración con los diferentes poderes judiciales. Podría preverse la promoción del desarrollo de guías técnicas, formatos y estándares comunes de especial interés para el desarrollo de la Administración Judicial Electrónica en un marco institucional de cooperación en materia de administración electrónica. Paralelamente, debieran mantenerse directorios actualizados de aplicaciones para su libre reutilización, especialmente en aquellos campos de especial interés para el desarrollo de la administración electrónica y de conformidad con lo que al respecto se establezca en el marco institucional de cooperación en materia de administración electrónica.

 

60. Debiera fijarse un plazo razonable y realista para que todos los juzgados y tribunales de apelaciones tengan operativos los sistemas de gestión procesal que permitan la tramitación electrónica de los procedimientos, y estén provistos de los medios e instrumentos electrónicos necesarios y suficientes para poder desarrollar su función eficientemente. Asimismo, dentro de ese plazo debería formarse a magistrados, funcionarios y empleados  en el uso y utilización de dichos medios e instrumentos, conviniéndose con el Colegio Público de Abogados de la Capital Federal, con la Federación Argentina de Colegios de Abogados, y a través de esas dos instituciones, con todos los colegios y asociaciones de abogados del país, la realización de cursos de capacitación y difusión de los sistemas electrónicos.

 

61. Al finalizar ese plazo, debiera estar garantizado que toda la ciudadanía y especialmente las personas mayores de 65 años o con algún tipo de discapacidad, que se relacionen con el Poder Judicial, puedan acceder a los servicios electrónicos en igualdad de condiciones con independencia de sus circunstancias personales, medios o conocimientos. Las características de los medios que permitan la universalización del acceso a los servicios electrónicos serían desarrolladas por decisión conjunta de la Corte Suprema y del Consejo de la Magistratura.

 

62. Por último y sin perjuicio de todos los aspectos que no han sido mencionados en esta breve propuesta, debería organizarse la coexistencia de procedimientos escritos y electrónicos, desafío de enorme complejidad en sí mismo.

Como puede verse, en esta rápida enumeración, facilitada por las experiencias previas de otros países, surgen 62 temas que, en su mayoría, son complejos o muy extensos, y en los que pocos casos contienen solo materia informática.

Por ello pido al señor Presidente que sin perjuicio de someter este tema al Plenario, inicie contactos con el señor Presidente de la Corte Suprema de Justicia para encauzar el trabajo que la ley 26.685 ha puesto a cargo de ambas instituciones.

 

Saludo al señor Presidente y a los señores Consejeros con mi mayor consideración.

DR. ALEJANDRO FARGOSI

CONSEJERO DE LA MAGISTRATURA DE LA NACION

© 2011 www.alejandrofargosi.com
Todos los derechos reservados.